La Tecnica del Pomodoro: come gestire il tempo ed essere più produttivi senza esaurirsi

Quante volte ci è capitato di sentirci sommersi dalle cose da fare senza sapere da che parte iniziare? In più si aggiungono distrazioni, procrastinazione, ritardi, imprevisti ... il che ci porta a gestire male il nostro tempo, ad una scarsa produttività e a raggiungere livelli di stress enormi.

Una delle tecniche più efficaci che possiamo utilizzare per ridiventare padroni del nostro tempo è la TECNICA DEL POMODORO.

É stata ideata da Francesco Cirillo quando era studente universitario: stava attraversando un periodo di scarsa produttività e confusione mentale e stava cercando un metodo per concentrarsi di più. Ogni giorno andava a seguire le lezioni in università, ma poi concludeva poco nel resto della giornata.
Per uscire da questa empasse, Francesco decise di fare una scommessa con se stesso: riuscire a studiare senza distrazioni per 10 minuti.
Prese il timer dalla propria cucina (che aveva, appunto, la forma di un pomodoro), impostò 10 minuti e iniziò a studiare. Perse la scommessa, ma si rese conto che era un processo che poteva funzionare. La perfezionò nel tempo, fino a farla diventare una delle tecniche di gestione del tempo più apprezzata al mondo.

La tecnica è tanto semplice quanto efficace:

1. scegli una attività da fare
2. imposta un timer (qualsiasi - anche del telefono) a 25 minuti
3. lavora sulla attività che hai scelto alla massima concentrazione e senza distrazioni fino a che il timer non suona
4. fai una pausa di 5 minuti
5. ripeti lo stesso processo per altre 3 volte e alla fine del 4° ciclo prenditi una pausa dai 15 ai 30 minuti.

Semplice ed efficace!

I VANTAGGI DELLA TECNICA DEL POMODORO

I vantaggi che ottieni nell'usare questa tecnica sono diversi:

• CONCENTRAZIONE: utilizzandola regolarmente, abitui la tua mente a dare il massimo in questi 25 minuti, sapendo che poi avrai un momento di recupero
• INTELLIGENZA: registrando i pomodori che utilizziamo per le attività che svolgiamo, diventiamo consapevoli di come svolgiamo il nostro lavoro. Questo ci permette di capire come diventare più efficienti, e di avere una chiara e reale idea di quanto tempo ci servirà per svolgere le diverse attività. Di conseguenza, diventiamo più bravi a programmarci la giornata, evitando di sovraccaricarci e di procrastinare.
• RESISTENZA: l'alternarsi di massima performance - riposo mantiene levata l'efficienza mentale anche nel lungo termine, senza esaurirci. Troppo spesso si affrontano le attività come degli sprint da 100 metri, quando in realtà sono delle maratone.
• RISULTATI: essendo più concentrati, riusciamo a convogliare le energie mentali e fisiche su quel determinato compito, quindi a performare meglio rispetto a come faremmo senza questa tecnica. La probabilità di trovare soluzioni eccellenti o innovative cresce enormemente, quindi certamente otteniamo maggiori risultati.
• TEMPO: diventando più efficienti, terminiamo prima la nostra liste di cose da fare. Quindi guadagniamo tempo da dedicare ad altre attività per noi, per il tempo libero, per aumentare le nostre conoscenze, ecc.

4 CONSIGLI PRATICI PER APPLICARE LA TECNICA DEL POMODORO IN MODO EFFICACE

Dopo anni di utilizzo, ho identificato 4 stratagemmi da utilizzare per far sì che questa tecnica funzioni al meglio!

1- TIENI UN REGISTRO DEI POMODORI
Ad inizio giornata definisci una lista di attività che intendi completare ed ordinala per priorità. Di fianco ad ognuna di queste attività disegna tanti quadratini quanti sono i pomodori che stimi siano necessari per completare quello specifico compito. Per ogni pomodoro che avrai portato a termine, metti una “X” di fianco alla relativa attività. Ecco un esempio:

In questo modo:
- Grazie alla stima dei pomodori ti rendi immediatamente conto di quante e quali attività riuscirai a completare realisticamente entro la fine della giornata.
- Il confronto quotidiano tra pomodori stimati e pomodori effettivi ti insegna a diventare un pianificatore migliore
- Ogni pomodoro è finalizzato al completamento di un’attività specifica. Questo ti consente di mantenere elevata motivazione e concentrazione.

2. GESTISCI LE INTERRUZIONI
Le prime volte che applicherai la tecnica del pomodoro proverai sulla tua pelle quanto lunghi possano essere 25 minuti privi di qualsiasi distrazione: Internet, Whatsapp, Facebook, TV, colleghi, parenti, amici, telefonata, ecc. Ricordati di disattivare qualsiasi notifica del cellulare e del computer. Probabilmente le prime volte non riuscirai. Non preoccuparti: fa parte dell’allenamento.

Per aiutarti a migliorare concentrazione e focus, applica questi due stratagemmi:
- ogni volta che stai per cedere ad una distrazione durante un pomodoro, prendi un foglio e scrivi cosa vorresti fare. Per esempio: “voglio controllare whatsapp“. Poi torna a lavorare. Mettendo nero su bianco la distrazione, di fatto la depotenzierai.
- Per quanto riguarda le interruzioni esterne (colleghi, partner o familiari) Cirillo suggerisce il meccanismo “informa, negozia e richiama“, che consiste nel:
1) informare la persona che ci sta interrompendo che stiamo lavorando su altro
2) negoziare velocemente un altro momento per discutere la questione
3) richiamare la persona che ci ha interrotto.

So cosa stai pensando... ma sappi che difficilmente esistono interruzioni che non possano essere rimandate di 25 minuti (a meno che tu non sia un medico del pronto soccorso).

3. 25 MINUTI E STOP
Se all’inizio i pomodori ti sembreranno troppo lunghi, dopo un po’ inizierai a trovarli troppo corti! Ti capiterà infatti di sentire il timer terminare proprio nel bel mezzo del lavoro e la tua reazione naturale sarà quella di pensare: “Ancora 5 minuti... finisco quello che sto facendo e poi mi prendo una pausa“.
Non ci sarebbe nulla di male, se non che non è così che funziona.
Quando i 25 minuti sono terminati devi mollare quanto stai facendo, senza la minima esitazione. Prolungare un pomodoro porta infatti a creare dei meccanismi mentali di compensazione: “Ho lavorato 30 minuti, fammi prendere 5+7=12 minuti di pausa anziché 5” e a quel punto inizi a tenere i conteggi di tutte i minuti in più o meno che hai fatto nei vari pomodori.
In realtà avere un tempo prefissato di lavoro-stop-lavoro-stop crea una routine mentale importante.
E, per quanto possa sembrare contro-intuitivo, interrompere un’attività a metà dell’opera ti permette, una volta ricominciato, a vedere da una diversa prospettiva quello che stavi facendo apportando soluzioni diverse e incrementando la creatività.

4. SFRUTTA LE PAUSE
Le pause sono una parte fondamentale della tecnica del pomodoro di Cirillo. Quello che devi considerare è che una pausa è una pausa. Non è:
- controllo veloce una mail
- scrollo rapido Instagram e Facebook
- continuo a pensare al lavoro che sto facendo
- mando un messaggio su whatsapp

Una pausa è:
- faccio 3 minuti di respiri profondi
- guardo fuori dalla finestra un po' di natura
- faccio un po' di movimento
- se studi o lavori a casa, puoi caricare la lavatrice, lavare i piatti, fare i letti o qualsiasi altra faccenda casalinga
- prendo un the o un caffè
e così via.

Fai attività semplici, non complesse: solo così la tua mente riuscirà a ricaricarsi e a dare il massimo per il pomodoro successivo!

La tecnica del pomodoro si inserisce in modo efficace in un programma che ti permetta di definire con chiarezza la tua SETTIMANA IDEALE e a rivedere completamente come ti approcci al tempo, a come gestisci le distrazioni, le interruzioni e la procrastinazione.

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